엑셀에서 주로 사용하는 표의 형식

1. 표의 형식 및 명칭 설명

 엑셀에서 데이터를 다룰 때 많이 사용하는 기능 중 하나는 표입니다.

 표의 형식에 대해 알아보시기 전에 표를 작성할 때 지켜주셔야 할 몇 가지 규칙이 있습니다. 이는 엑셀의 다른 기능을 사용할 때 표의 내용을 에러 없이 사용하기 위함이니 반드시 이 규칙을 지켜 표를 작성하셔야 합니다.

 

      ① 표의 제목행과 머리글 사이에 하나의 빈 행을 삽입 시켜 작성하셔야 합니다.

      ② 머리글은 셀 병합 없이 한 행으로 작성해 주셔야 합니다.

      ③ 머리글에 입력된 내용은 동일한 내용이 없어야 합니다. 이는 머리글이 데이터의 제목에 해당하므로

        서로 겹치지 않게 작성해야 합니다.

      ④ 데이터는 빈 셀 없이 작성해 주셔야 합니다.

 

데이터를 다룰때 많이 사용되는 대표적인 표의 형식에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

 

 

 1.1 테이블

    가장 일반적으로 사용되는 표의 형식으로 데이터 베이스를 다룰 때 대부분 이 형식의 표를 사용합니다.

   그 구성을 보면 다음과 같습니다.

 

[그림 1] 테이블 형식의 표

    [그림1]에서 빨간색 사각형으로 표시된 1행은 표의 제목을 나타냅니다.

    그리고, 파랑색 사각형으로 표시된 3행은 머리글입니다.  다음 분홍색 사각형으로 표시된 4행 ~ 10행은

    데이터입니다.

   

     테이블 형식에서 행과 열은 다른 명칭으로 불립니다. 행은 레코드, 열은 필드라 부릅니다.

    

 1.2 크로스 탭

    테이블 형식의 표를 요약하거나 분석할 때 많이 사용하는 형식으로 엑셀에서 많이 사용하는 피벗테이블

   이 이 형식에 해당합니다. 그 구성은 다음과 같습니다.

[그림 2] 크로스 탭 형식의 표

   [그림 2]에서 빨간색 사각형으로 표시된 1행은 표의 제목입니다. 다음 파란색 사각형으로 표시된 3행은 열 머리글입니다. 그리고, 초록색 사각형으로 표시된 B열은 행 머리글입니다. 열 머리글과 행 머리글은 테이블 형식의 머리글과 동일합니다. 분홍색 사각형으로 표시된 C5:E9 셀은 데이터입니다.

 

 1.3 템플릿

    템플릿은 엑셀 사용자가 보기 편하게 형식을 정하는 것으로 일정한 형식은 없습니다. 보통 견적서 양식을 만들어 사용하는 것이 이에 해당합니다.

 

 

 

 

2. 테이블 표에 데이터 입력하기

 테이블 형식의 표에 데이터를 입력할 때 중복 데이터 검사, 수식 복사 등의 작업이 필요합니다. 엑셀에서는 데이터 입력을 좀 더 편리하게 작성할 수 있도록 해주는 레코드 관리라는 기능이 있습니다. 

우선 레코드 관리를 빠른 실행 도구에 추가해 보겠습니다.

엑셀창 맨 위쪽에 빠른 실행 도구가 있는데 도구 맨 오른쪽에 역삼각형 모양의 아이콘을 클릭합니다. 그러면, 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 메뉴가 나옵니다. ([그림 3] 참조)

[그림 3] 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 메뉴

출력된 메뉴에서 기타 명령을 클릭합니다. 그럼 [그림4]와 같은 창이 출력됩니다.

[그림 4] 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정에서 기타 명령 클릭시 출력 창

출력된 창에서 명령 선택에서 역삼각형을 클릭하고 리본 메뉴에 없는 명령을 선택합니다. 그리고 하단의 사각박스에서 아래쪽으로 내려가서 레코드 관리...를 선택하고 가운데 추가 버튼을 클릭합니다. 그리고 확인 버튼을 클릭하면 [그림 5]와 같이 레코드 관리 기능이 추가됩니다.

[그림 5] 빠른 실행 도구에 추가된 모습

[그림 6] 학생명부

[그림 6]과 같이 학생명부가 있습니다. 여기에 새로 전학 온 학생을 추가하려고 합니다. 그러면 15행에 데이터를 셀에 직접 입력할 수도 있습니다. 하지만 여기서 레코드 관리 기능을 사용하여 입력해 보겠습니다.

[그림 7] 학생명부의 레코드 관리 기능 실행시 출력 창

표의 임의의 셀에 마우스 클릭한 후 빠른 메뉴에 추가한 레코드 관리 아이콘을 클릭합니다.

[그림7]과 같은 창이 뜹니다. 창의 이름인 Sheet2는 학생명부가 작성되어 있는 워크시트의 이름입니다.

1 / 10은 총 데이터 10개 중 첫 번째 데이터임을 표시합니다.

우측에 새로 만들기 버튼을 클릭합니다. 

[그림 8] 레코드 관리 창에서 새로 만들기 버튼 클릭시 출력 모습

[그림8]과 같은 창이 나타나는데 좌측 빈칸에 해당하는 데이터를 입력합니다. ([그림9] 참조)

[그림 9] 새로 온 학생의 데이터 입력

데이터를 모두 입력하고 닫기 버튼을 클릭합니다. 그럼 15행에 새로 입력한 학생의 데이터가 추가된 모습을 보실 수 있습니다. ([그림 10] 참조)

[그림 10] 새 학생 데이터가 추가된 모습

 

 

 

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